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Verhaltenskodex für Zulieferer, Partner und Dienstleister

Einleitung

Als Teil unserer Selbstverpflichtung liegt unser Anspruch darauf, Standards nachzukommen, die die Basis für Vertrauen und Gemeinschaft bilden und denen geltendes Recht, Integrität sowie soziale und ökologische Verantwortung als Grundlage dienen. Unsererseits werden alle Praktiken verurteilt, die im Widerspruch dazu stehen und die sich mit unseren Werten nicht vereinbaren.

Wir erwarten ein umweltbewusstes und die Menschenrechte achtendes Verhalten und Handeln unserer Zulieferer, Partner und Dienstleister (Geschäftspartner), die Umsetzung geltender Gesetze und Vorschriften sowie ein offenes und kooperatives Arbeiten.

Ungeachtet globaler und örtlich bedingter Abweichungen in Recht und Kultur legt der Verhaltenskodex Anforderungen fest, denen unsere Geschäftspartner gerecht werden müssen.

Darüber hinaus besteht unserseits das Anliegen, dass die Prinzipien des Verhaltenskodexes durch die Geschäftspartner entlang ihrer Lieferketten kommuniziert werden.

Wir erwarten von unseren Geschäftspartnern im Rahmen der Zusammenarbeit die Beachtung der nachstehenden Grundsätze. Diese sind Grundlage für alle Lieferungen, Leistungen und sonstigen Vertragsbeziehungen. Die Geschäftspartner halten die Grundsätze und Anforderungen des Verhaltenskodexes ein und werden sich darum bemühen, ihre Unterauftragnehmer entsprechend zu verpflichten. Ein Verstoß gegen diesen Verhaltenskodex kann demgegenüber in letzter Konsequenz Grund und Anlass sein, die Geschäftsbeziehungen einschließlich aller zugehörigen Lieferverträge zu beenden.

Überblick

Der Verhaltenskodex legt fest, was wir von unseren Geschäftspartnern erwarten und spiegelt unsere Werte wider. Er beinhaltet folgende Anforderungen bzw. Elemente:

  • Integrität / Ethik
  • Sicherheit / Datenschutz / geistiges Eigentum / fairer Wettbewerb
  • Menschenrechte / Arbeitsbedingungen
  • Integration / Diversität
  • Umwelt und Nachhaltigkeit
  • Umsetzung

Integrität / Ethik

Wir verpflichten uns zur Einhaltung und Umsetzung höchster Standards und richten gleichermaßen die Aufforderungen zur diesbezüglichen Erfüllung an unsere Geschäftspartner.

Es wird von uns vorausgesetzt, dass sich unsere Geschäftspartner im gleichen Maße an Standards zur Integrität und Ethik halten.

Eine wesentliche Verpflichtung sehen wir darin, dass Anforderungen in diesem Zusammenhang entsprochen und Verfahren klar definiert werden, um dem grundsätzlichen Anspruch zu genügen. Das heißt:

  • Anforderungen aller geltenden Bestechungs- und Antikorruptionsgesetze müssen vollständig erfüllt sein. Es darf keine Einflussnahme durch angebotene bzw. angenommene Geschenke (z. B. Zuwendungen, Bargeld, Vorteile, Provisionen) erlangt werden. Jeglicher Vorteil durch vermeintliche Bestechung ist auszuschließen.
  • Es muss ein Verfahren installiert sein, welches die Meldung von Vorkommnissen und Hinweisen ermöglicht, ohne dass sich daraus Nachteile für den Informierenden ergeben.

Sicherheit / Datenschutz / geistiges Eigentum / fairer Wettbewerb

Die Sicherheit von Daten hat für uns höchste Priorität.
Wir erwarten von unseren Geschäftspartnern einen angemessenen Schutz und die Sicherheit in Kommunikation und Austausch. Insbesondere sind bei der Erfassung, Speicherung, Verarbeitung, Übermittlung und Weitergabe von persönlichen Informationen die Gesetze zum Datenschutz und zur Informationssicherheit zu beachten.

Des Weiteren sind Rechte an geistigem Eigentum sowie Geschäftsgeheimnisse zu respektieren und haben im Technologie- und/oder Know-how-Transfer nur so zu erfolgen, dass die geistigen Eigentumsrechte, Geschäftsgeheimnisse und die Kundeninformationen geschützt sind.

Darüber hinaus sind die Vorschriften des fairen Wettbewerbs sowie der fairen Werbung einzuhalten und geltende Kartellgesetze anzuwenden, welche im Umgang mit Wettbewerbern insbesondere Absprachen und andere Aktivitäten, die Preise oder Konditionen beeinflussen, verboten.

Menschenrechte / Arbeitsbedingungen

Als Unternehmen setzen wir uns für menschenwürdige Arbeitsbedingungen ein. Wir sehen unsere Aufgabe darin, Arbeit attraktiv und sicher zu gestalten. Wir erwarten von unseren Geschäftspartnern gleichermaßen ein hohes Engagement bei der Gestaltung von Arbeitsbedingungen und erhoffen uns ein hohes Interesse, durch Maßnahmen und Verfahren negativen Auswirkungen entgegenzuwirken.

Verbot von Zwangsarbeit / Menschenhandel

Geschäftspartner dürfen nicht auf die Arbeit in Form von Leibeigenschaft, Sklaverei, unfreien und anderen erzwungenen unfreiwilligen Arbeitsformen zurückgreifen.

Es ist von allen Geschäftspartnern sicherzustellen, dass Arbeiten freiwillig und entsprechend gesetzlichen Vorgaben sowie für eine den legalen Forderungen gerecht werdende Entlohnung ausgeübt werden. Die Erbringung von Arbeitsleistungen darf auf keiner Ebene auf einer ungesetzlichen Basis eingefordert werden.

Ausschluss von Kinderarbeit

Wir dulden keine Kinderarbeit.
Bei der Beschäftigung von Arbeitenden ist auf gesetzliche Vorgaben zum Mindestalter nach örtlichem Recht bzw. lokalen Geltungsbereichen zu achten. Bestehen keine gesetzlichen Vorgaben zum Mindestbeschäftigungsalter bzw. liegt die Altersgrenze unter dem im deutschen Recht festgeschriebenen Alter, so sind Standards nach deutschem Recht anzuwenden.

Menschenrechte

Wir dulden keine Verletzungen von Menschenrechten.
Von Geschäftspartnern wird erwartet, dass sichere Arbeitsplätze gewährt werden, jegliche Art von Gewalt, Drohung oder respektlosem Verhalten untersagt sowie Mobbing und Belästigungen entgegengewirkt werden. Die Beauftragung oder Nutzung von Sicherheitskräften ist zu unterlassen, wenn beim Einsatz Personen unmenschlich oder erniedrigend behandelt oder verletzt werden oder die Vereinigungsfreiheit beeinträchtigt wird.

Arbeitsrecht

Wir erwarten die Einhaltung aller gültigen Lohn- und Arbeitsrechtsgesetze einschließlich aller diesbezüglichen Dokumentations- und Nachweispflichten.

Gesundheits- und Arbeitsschutz

Der Gesundheits- und Arbeitsschutz ist ein wesentlicher Bestandteil unserer Zielsetzung und wird als Faktor zur Verbesserung der Lebensqualität gesehen. Gesunde und zufriedene Arbeitende bilden das Fundament einer jeden Unternehmung.
Geschäftspartner werden aufgefordert, aktiven Gesundheits- und Arbeitsschutz zu betreiben sowie allen notwendigen Erfordernissen in Fragen des Gesundheitsschutzes und der Arbeitssicherheit nachzukommen. Wir nehmen Sie in die Pflicht, am Arbeitsplatz und im Arbeitsalltag den Gesundheitsschutz zu gewährleisten. Die Minimalanforderungen sind, dass Standards im Bereich der Gesundheit, Sicherheit und anderer arbeitsplatzbezogener Aspekte allen anwendbaren Gesetzen und Vorschriften genügen.

Bedürfen Arbeitende einer Unterbringung, muss diese den gleichen Standards in puncto Gesundheitsschutz genügen wie am Arbeitsplatz. Die Lebensbedingungen müssen die Rechte der Arbeitenden auf Würde und Privatsphäre berücksichtigen.

Vereinigungsfreiheit

Das Recht der Arbeitenden, Organisationen ihrer Wahl zu gründen, ihnen beizutreten und Kollektivverhandlungen zu führen und zu streiken, ist zu respektieren. Arbeitende dürfen nicht aufgrund von Gründung, Beitritt oder Mitgliedschaft in einer solchen Organisation diskriminiert werden. Arbeitnehmervertretern ist freier Zugang zu den Arbeitsplätzen ihrer Kollegen zu gewähren, um sicherzustellen, dass sie ihre Rechte in gesetzmäßiger und friedlicher Weise wahrnehmen können.

Integration / Diversität / Diskriminierungsverbot

Wir stehen für Menschlichkeit, für Gemeinschaft und Vielfalt. Wir distanzieren uns klar von Diskriminierung, Straftaten und Gewalt. Gleichermaßen erwarten wir dies von unseren Geschäftspartnern.

Arbeitende sind würdevoll zu behandeln. Es darf gegenüber Arbeitenden keine körperlichen Strafen oder jedwede andere Form von Missbrauch oder Belästigung in physischer, sexueller, psychologischer oder verbaler Hinsicht angewandt oder angedroht werden.

Geschäftspartner müssen über klar strukturierte Verhaltensvorgaben verfügen, welche physische und emotionale Gewalt, Belästigung und Einschüchterung jeglicher Art untersagt und diese Arbeitenden in einer ihnen verständlichen Form zur Kenntnis bringen.

Die Ungleichbehandlung von Arbeitenden in jeglicher Form ist unzulässig, soweit sie nicht in den Erfordernissen der Beschäftigung begründet ist. Dies gilt z. B. für Benachteiligungen aufgrund von Geschlecht, nationaler, ethnischer oder sozialer Herkunft, Hautfarbe, Behinderung, Gesundheitsstatus, politischer Überzeugung, Weltanschauung, Religion, Alter, Schwangerschaft oder sexueller Orientierung. Die persönliche Würde, Privatsphäre und Persönlichkeitsrechte jedes Einzelnen werden respektiert.

Umweltschutz

Sich für Umweltschutz und Nachhaltigkeit einzusetzen, sollte in allen Lebens- und Arbeitsbereichen stattfinden. Wir richten Prozesse nach Umwelt- und Nachhaltigkeitsfaktoren aus und nutzen jede uns bietende Möglichkeit, um einen Beitrag zum Umweltschutz und zur Nachhaltigkeit zu leisten.

Von uns werden Geschäftspartner bevorzugt, die unser Interesse für Umweltschutz und Nachhaltigkeit teilen. Geschäftspartner sollen Einrichtungen, Produktion, Lieferung und Lagerung so betreiben, dass gültige Umweltgesetze Berücksichtigung finden. Gleichermaßen ist bei Auftragserfüllung auf internationale Gesetze und Verträge in Bezug auf:

  • Ressourcenschutz,
  • Emissionen,
  • Entsorgung,
  • Umgang mit gefährlichen und giftigen Stoffen zu achten.

Zulieferer sind angehalten, sich für Umweltschutzmaßnahmen und einen stetigen Verbesserungsprozess einzusetzen.

Umsetzung

Auditierung

Wir behalten uns die Durchführung von Kontrollen vor, sofern uns Informationen vorliegen sollten, dass seitens eines Geschäftspartners unvollständige Angaben oder Angaben bestehen, die gegen das Grundansinnen dieses Dokumentes verstoßen. Wir überprüfen regelmäßig die Einhaltung der in diesem Dokument aufgeführten Standards und Regelungen.

Sollte ein Verstoß gegen die Regelungen dieses Verhaltenskodexes festgestellt werden, werden wir dies unverzüglich dem betroffenen Geschäftspartner schriftlich mitteilen und eine angemessene Nachfrist zur Abstellung des Verstoßes setzen. Ist eine Abhilfe in absehbarer Zeit nicht möglich, muss uns dies unverzüglich angezeigt werden, um möglichst gemeinsam ein Konzept mit Zeitplan zur Beendigung oder Minimierung des Verstoßes zu erstellen. Wenn die Nachfrist fruchtlos abläuft beziehungsweise die Umsetzung der im Konzept enthaltenen Maßnahmen nach Ablauf des Zeitplans keine Abhilfe bewirken und kein milderes Mittel zur Verfügung steht, können wir die Geschäftsbeziehung abbrechen und alle Verträge kündigen. Ein gesetzliches Recht zur außerordentlichen Kündigung ohne Nachfristsetzung, insbesondere bei als sehr schwerwiegend zu bewertenden Verstößen, bleibt ebenso wie das Recht auf Schadenersatz unberührt.

Kooperationspflicht / Abhilfemaßnahmen

Es ist uns wichtig, dass sowohl auf Verstöße gegen den Verhaltenskodex als auch im Verdachtsfall unsererseits reagiert wird. Wir werden allen berechtigten Hinweisen nachgehen und erwarten von unseren Geschäftspartnern die Bereitschaft zur Kooperation.

Des Weiteren erwarten wir, dass unsere Geschäftspartner über ein stetiges Vorbeuge- und Verbesserungskonzept verfügen, welches auf Verstöße gegen den Verhaltenskodex mit Abhilfemaßnahmen reagiert.

Schließlich erwarten wir von unseren Geschäftspartnern in Bezug auf Lieferketten, dass sie Risiken innerhalb dieser identifizieren sowie angemessene Maßnahmen ergreifen. Im Falle eines Verdachtes auf Verstöße sowie zur Absicherung von Lieferketten mit erhöhten Risiken wird der Geschäftspartner uns zeitnah und ggf. regelmäßig über die identifizierten Verstöße und Risiken sowie die ergriffenen Maßnahmen informieren.

Meldung von Verstößen

Verstöße gegen diesen Kodex können unserem Compliance-Beauftragten gemeldet werden, der die Hinweise vertraulich behandelt. Des Weiteren kann dieser Kontakt genutzt werden, um Fragen zum Kodex zu stellen.
Sie erreichen den Compliance-Beauftragten über folgende E-Mail-Adresse:

compliance-lieferkette-LkSG@gds-gmbh.biz

Dieser Verhaltenskodex wurde durch die GDS herausgegeben.